Formation : Comment être Qualiopi, CPF et financer sa formation ?

Cette année, le simple mot « Qualiopi » terrorisait pas mal de formateurs.

« C’est hyper dur… il faut être une grande entreprise pour l’avoir… ce sera impossible pour moi, je ne pourrai plus vendre mes formations sans cela… »

Voilà un petit mix de ce que je pouvais entendre sur le sujet 😬

Alors voici rapidement mon partage d’expérience :

• Pourquoi j’ai décidé de passer ma certification Qualiopi
• Ce que j’en pense
• Comment je m’y suis prise

Allez, go !

Pourquoi j’ai décidé de passer ma certification Qualiopi :

Cette année mes 2 premiers objectifs pour Keep calm & grow étaient :

• la satisfaction de mes clients
• la réalisation d’un chiffre d’affaires (je ne le partage pas ici car je trouve que le chiffre en lui-même n’a aucun intérêt c’est la manière dont je m’y prends pour le réaliser qui est intéressante)

Pour les atteindre, mes 2 principaux focus étaient de proposer et délivrer l’offre la plus adaptée aux besoins de mes clients et de travailler, d’optimiser et d’améliorer mon système de vente.

J’avais déjà des bons taux de conversion mais j’ai voulu voir si permettre le financement de mon programme par les OPCO et CPF serait un atout commercial 🤔

Pour tout vous dire, j’étais assez mitigée car au-delà d’alléger la friction « prix », je craignais que les clients soient moins « engagés », passent moins à l’action.

Bref, je me suis dis que ça ne servait à rien de cogiter 1000 ans dessus, je ne le saurais qu’en le faisant 💪

Donc j’ai commencé par devenir organisme de formation puis me faire référencer Datadock et CPF.

(J’ai écris un article là-dessus d’ailleurs si ça t’intéresse)

Résultats après 4 mois :

J’ai eu environ 50% de mes clients qui ont bénéficié de financements. Je n’ai pas observé une énorme différence sur le taux de conversion (le nombre de prospects qui deviennent clients) mais en revanche la décision d’achats était plus rapide.

Par ailleurs, je n’ai pas observé une différence d’engagement des clients qui paient seuls ou qui sont financés.

A partir de ces 1ers résultats, j’ai pris ma décision : nous allions passer notre certification Qualiopi 💪

Je précise bien que Qualiopi était un « plus » dans mon système de vente. Mon système de vente obtenait déjà de bons résultats avant de proposer des financements à mes clients.

Je ne pense pas que Qualiopi puisse être le « pansement » d’un système de vente bancal 🙃

Si votre offre est forte, que vous savez l’exprimer avec les bons mots à votre cible pour attirer des prospects qualifiés et les convertir, vous avez un système de vente efficace et pérenne.

Si ce n’est pas le cas, vous vous attaquez au mauvais problème. Qualiopi ne remplacera pas à lui seul votre système de vente.

Bref, nous décidons donc cet été de passer le cap de la certification Qualiopi.

Je dis « nous » car je ne l’aurai absolument pas fait seule (je déteste l’administratif 😱) mais mon conjoint qui, lui, est à l’aise avec ce type de sujets, l’a pris comme un « défi personnel ». C’est donc lui qui s’est chargé de préparer Keep calm & grow à cette certification.

Pour la petite histoire, dans mon bilan mensuel c’était d’ailleurs « mon plus grand risque pris » : lui avoir confié ce dossier plutôt qu’à un.e pro du financement 😬

(ouf, ça va, il a géré comme un chef 😘)

Ce que je pense de Qualiopi :

Pour faire simple, Qualiopi repose sur 7 principaux critères qui sont déclinés en 22 indicateurs pour démarrer (quand tu es nouvel entrant) puis jusqu’à 32 indicateurs pour les gros organismes.

Un indicateur (dans le langage Qualiopi) n’est pas un KPI mais un sous critère auquel il faut apporter des preuves de conformité.

Mon avis est qu’aucun de ces critères ne sont extravagants. Ils sont tous très cohérents et vont dans le sens de délivrer une formation… de qualité.

J’ai l’impression que l’Etat en avait marre de financer des formations non qualitatives… 😅

Voyons en détail chacun de ces critères (j’ai simplifié leur dénomination car le nom officiel donne un peu mal à la tête j’avoue) :

• • Critère #1 « Informer sur le contenu du programme »

Ça parait la base non ? Et pourtant dans une écrasante majorité des programmes aujourd’hui, le client achète un concept et une promesse mais ne sait pas ce qu’il va faire et avoir ! Dès qu’on pose une question, la réponse reste floue. Je déteste cette pratique dans l’absolu, je veux que mes clients sachent ce qu’ils vont faire dans mon programme. Pour moi, c’est même un argument de vente. La présentation de mon programme leur permet de bien comprendre ce qu’ils vont y faire et pourquoi ils vont le faire et comment ça va leur apporter des résultats.

• • Critère #2 « Fixation des objectifs du programme et leur évaluation »

Derrière ce critère, il est question d’analyser le point de départ de chaque client, son avancement dans le programme et l’évaluation de son niveau à la fin.

• • Critère #3 « Adaptation du programme à chaque personne ».

Et oui ! on peut avoir un programme standardisé en y intégrant de la personnalisation. Ce critère consiste a mettre en place des modalités d’adaptation du programme aux bénéficiaires. Cela ne veut pas dire que tu dois changer ton programme pour chaque participant mais que tu as mis en place des actions évitant que le client soit embarqué dans une machine dont il n’arrive pas à suivre le rythme. Cela peut passer par exemple par une sélection des clients avant de démarrer. Lors de mes appels découverte, je ne propose pas le programme quand je vois qu’il ne matche pas avec les besoins de mon prospect ou mes valeurs car pour les formules en collectif, je veux de la cohérence dans le groupe constitué. Dans ce critère une attention particulière est également donnée aux mesures que l’on met en place pour maximiser l’engagement pendant le programme. Une pratique que j’avais déjà mise en place et que j’ai juste eu à formaliser.

• • Critère #4 « Les moyens mis en place pour délivrer le programme ».

Celui-ci n’est pas très compliqué car il consiste à décrire les outils utilisés, les méthodes pédagogiques et l’équipe en charge de délivrer le programme.

• • Critère #5 « L’expertise du formateur ».

Ici, on attend qu’on démontre qu’on ne sort pas de nul part pour s’improviser formateur ou expert dans un domaine. Avec Qualiopi, exit les formations données par quelqu’un qui a lu un ou deux livres sur le sujet. Néanmoins, tes compétences passées ne suffisent pas, on attend de toi que tu te forme et maintienne tes compétences et ceux de ton équipe au top.

• • Critère #6 « La veille ».

C’ est celui qui m’a fait le plus peur au début. Il est décliné sur 7 indicateurs concernant la veille légale et réglementaire, pédagogique, d’évolution des métiers et des compétences et de la prise en compte des personnes en situation de handicap dans ton programme. Finalement, si tu mets en place des processus et une routine pour t’informer de ce qui se passe et l’appliquer pour améliorer l’expérience d’apprentissage dans ton programme, tout se passe bien.

• • Critère #7 « Satisfaction Client ».

La base de la base. Et je m’inquiète pour l’avenir de ton business si tu n’as pas déjà cela en place, Qualiopi ou pas. Ici, on attend de toi que tu mettes en place un processus d’amélioration continue pour recueillir les améliorations et améliorer ton programme. Personnellement j’avais déjà cela en place avant même de savoir comment devenir Organisme de formation 😅

Ok donc maintenant que tu les as vu. Est-ce que ça ne te semble pas franchement la base pour délivrer un contenu de qualité ?

Comment je m’y suis prise :

Comme je te l’ai dit plus haut, ce n’est pas du tout moi qui ai géré ce sujet 😊

Donc je passe la main à Karim, mon conjoint et Responsable administratif et technique chez Keep calm & grow pour te raconter tout ça.

Après, clairement, si comme moi tu es allergique à l’administratif et si tu décides d’y aller (ce n’est pas du tout obligatoire comme je le disais plus haut et ça ne remplacera pas un mauvais système de vente), n’hésites pas à te faire accompagner sur le sujet.

Il me semble aussi que certains se font porter par d’autres organismes mais je connais mal le sujet.

Donc je lui passe le clavier ✍️ :

Hello, moi c’est Karim, je m’occupe de tout ce qui est administratif pour Keep calm & grow car franchement, elle n’est pas douée (je crois même qu’elle y met de la mauvaise volonté 😘).

Pour lancer les démarches Qualiopi voici concrètement ce que j’ai fait :

• • • Dans un premier temps, j’ai « audité » Claire (un grand mot pour dire que je lui ai tout simplement demandé ce qu’elle faisait) pour chacun des indicateurs et j’ai transformé ça en process. Ça été très vite sur les aspects informations des clients, accompagnement durant le programme et satisfaction clients. Par contre, pour le critère 6, sur la veille, il a fallu mettre en place une routine et monter en compétence sur les aspects légaux et accompagnement des personnes en situation de handicap.
    • Après avoir mis en place quelques process (simplement mettre par écrit ce qu’elle faisait), il était temps de contacter un organisme certificateur en charge de délivrer le fameux sésame. Je me suis fait une short list d’organismes certificateurs en faisant bien attention qu’ils soient accrédités par la COFRAC et en choisissant parmi ceux qui font des devis en ligne (plus pratique). Voici ma shortlist : AFNOR certification, Apave, Certifopac, I Cert, Pronéo Certification, SGS ICS.
    • J’ai fais des devis en ligne. Ils sont tous à peu près entre 900€ et 1000€ l’audit d’un jour et 500€ si tu veux faire un audit à blanc. Je te recommande fortement l’audit à blanc car il permet de te rassurer ou de lever des incompréhensions. L’auditeur n’a pas le droit de te donner des conseils mais au moins tu sais si tu es bon ou pas. Pour l’audit à blanc qui ne dure qu’une demie-journée pour les petites structures ayant qu’un site (vs 1 journée pour l’audit de certification) tu ne peux pas passer l’ensemble des indicateurs. J’ai choisi 15 indicateurs en essayant de prendre ceux qui me paraissaient les plus difficiles.
    • Se préparer : En préparation du jour J, l’auditeur t’envoie le plan d’audit qui correspond à l’agenda de la journée. Pour se préparer à l’audit, on s’est fait un tableau Excel avec l’ensemble des indicateurs et la réponse que l’on a prévu de donner (les preuves avec les liens vers les pages, les procédures, les outils de suivi… pour aller plus vite). Attention, les process ne suffisent pas. Il faut être en mesure de démontrer que tu les appliques. C’est par exemple l’envoi d’un email, des enregistrements des lives clients pour la qualité de l’accompagnement etc.
    • Le jour de l’audit à blanc : En visio et pendant 4h, vous passez en revue l’ensemble des indicateurs sélectionnés auxquels il faut apporter les fameuses preuves d’application et l’auditeur estimera pour chaque indicateur si tu es en conformité, en non conformité mineure ou en non conformité majeure. Après l’audit, il t’envoie son rapport avec les éventuelles non-conformités qu’il faut corriger rapidement si tu veux avoir ta certification.
    • Le jour de l’audit : Toujours en visio et avec un autre auditeur, tu refais la même chose que l’audit à blanc mais sur tous les critères et plus en détails. Cet audit-là dure une journée (pour les petits organismes de formation). S’il accepte tes corrections, bravo, tu es certifié et vous vous retrouvez ensuite 14 à 18 mois plus tard pour l’audit de suivi dans lequel il s’assure que tu es toujours dans les clous. C’est un audit d’une demi-journée (environ 500 €).

Voilà tu sais tout.

De notre côté, nous avons passé avec succès l’audit final et grâce à cela, on pourra continuer de te proposer l’accès à des aides de financement pour notre programme High Impact qui aide à structurer son marketing. Je t’explique ma méthode dans ce cours gratuit.

Si tu recherche le référentiel Qualiopi tu le trouvera sur le site du Ministère du travail via ce liens.